“Eso sale en una semana.”
Una semana después aparecen cambios, correcciones, reuniones, pendientes que dependían de alguien más y una pregunta incómoda:
¿Por qué calculamos tan mal cuánto tiempo nos llevará terminar algo?
No necesariamente es falta de experiencia o de organización. Existe un sesgo cognitivo que puede explicar parte del problema: la falacia de planificación.
¿Qué es la falacia de planificación?
La falacia de planificación es nuestra tendencia a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea o proyecto, incluso cuando experiencias anteriores deberían indicarnos que probablemente tardaremos más.
El concepto fue introducido por los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky. Investigaciones posteriores de Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross encontraron que las personas tienden a realizar predicciones demasiado optimistas sobre sus propios tiempos de finalización. ScienceDirect
El problema puede resumirse así:
Planeamos imaginando el futuro ideal en lugar de consultar el pasado real.
Cuando pensamos en un nuevo proyecto construimos mentalmente una secuencia:
“Primero hago esto, después aquello, luego lo revisamos y el viernes terminamos.”
Todo parece lógico.
Pero ese escenario suele dejar fuera muchas cosas que también consumen tiempo: una aprobación que no llegó, información incompleta, una reunión adicional, un proveedor que se retrasó, una modificación del cliente, una tarea que tuvo que repetirse o simplemente una actividad que resultó más complicada de lo previsto.
Y ahí comienza el retraso.
Lo curioso: ya nos había pasado antes
Esta es probablemente la parte más interesante de la falacia de planificación.
No necesitamos ser principiantes para caer en ella.
Buehler, Griffin y Ross observaron que, al estimar cuánto tardarían en terminar una tarea, las personas tendían a concentrarse principalmente en cómo desarrollarían el proyecto actual, en vez de utilizar como referencia cuánto habían tardado realmente en experiencias anteriores. Cuando se les llevó explícitamente a conectar sus experiencias pasadas con la nueva estimación, el sesgo optimista pudo reducirse. ResearchGate
Imagina que tus últimos tres proyectos similares tardaron:
18 días · 22 días · 20 días
Pero llega uno nuevo y piensas:
“Este sí lo terminamos en 10.”
Puede existir una buena razón para pensar eso.
Quizá tienes más experiencia, mejores herramientas o menos actividades.
Pero también podría estar hablando la falacia de planificación.
La pregunta correcta sería:
¿Qué cambió objetivamente para justificar que ahora tardaremos la mitad?
Si no existe una respuesta clara, probablemente tu estimación necesita revisarse.
En un negocio, calcular mal el tiempo también significa calcular mal el dinero
Aquí deja de ser solamente una curiosidad psicológica.
Supongamos que cotizas un trabajo considerando 20 horas de trabajo.
Pero finalmente requiere 35.
Si cobraste un precio fijo, esas 15 horas adicionales salen de algún lugar: de tu margen, de tu tiempo o de otros proyectos.
Y el efecto puede propagarse:
subestimas tiempo → retrasas entregas → consumes más recursos → aumentan los costos → disminuye el margen → retrasas otros proyectos.
Por eso una estimación demasiado optimista puede terminar convirtiéndose en un problema financiero.
¿Cómo reducir la falacia de planificación?
No necesitas asumir que todo va a salir mal.
Necesitas dejar de asumir que todo va a salir perfecto.
Una buena práctica es combinar dos perspectivas.
La primera es mirar hacia dentro del proyecto:
¿Qué actividades necesitamos? ¿Quién realizará cada una? ¿Qué depende de qué? ¿Cuánto debería tardar?
La segunda es mirar hacia afuera:
¿Qué ocurrió realmente en proyectos similares?
Esta segunda perspectiva es especialmente importante porque introduce evidencia histórica en una estimación que, de otro modo, puede depender demasiado de nuestras expectativas. La investigación sobre la falacia de planificación precisamente apunta a la utilidad de incorporar experiencias pasadas relevantes. bear.warrington.ufl.edu
Por ejemplo, si estás planeando desarrollar una página web, no preguntes solamente:
“¿Cuánto creo que tardaremos?”
Pregunta también:
“¿Cuánto tardaron realmente las últimas tres páginas que desarrollamos?”
Ese pequeño cambio puede modificar completamente tu estimación.
Herramientas que pueden ayudarte
La psicología explica el problema, pero la gestión de proyectos ofrece herramientas para organizarlo.
Un Diagrama de Gantt permite visualizar actividades y su distribución en el tiempo.
La Ruta Crítica o CPM (Critical Path Method) ayuda a identificar la secuencia de actividades críticas que determina la duración del proyecto; un retraso en una actividad crítica puede afectar directamente la fecha de terminación. Project Management Institute
También existe PERT (Program Evaluation and Review Technique), útil para representar actividades, duraciones y dependencias. PMI explica que PERT/CPM permite visualizar relaciones entre tareas que una representación temporal sencilla puede no hacer evidentes. Project Management Institute
Ninguna herramienta elimina los imprevistos.
Pero sí puede hacerlos menos invisibles.
Antes de prometer una fecha, hazte estas preguntas
No necesitas convertir cada proyecto pequeño en una enorme metodología administrativa. Basta con incorporar algunas preguntas antes de comprometer tiempo y dinero:
- ¿Cuánto tardaron realmente proyectos similares?
- ¿Qué actividades dependen de otras personas?
- ¿Dónde podrían aparecer revisiones o retrabajos?
- ¿Qué tareas pueden ejecutarse simultáneamente y cuáles necesariamente deben esperar?
- ¿Qué margen estoy dejando para imprevistos?
- ¿Qué pasa con mis costos si el proyecto tarda 20%, 30% o 50% más?
La última pregunta es especialmente importante para un negocio.
Porque el problema no es solamente entregar tarde.
Es descubrir demasiado tarde que el proyecto que parecía rentable dejó de serlo.
Del “yo creo” al “los datos dicen”
Una forma sencilla de mejorar tus estimaciones es comenzar a registrar información.
Cada vez que termines un proyecto guarda al menos cuatro datos:
Tiempo estimado · Tiempo real · Costo estimado · Costo real
Después de varios proyectos empezarás a construir algo extremadamente valioso: tu propia base histórica de estimación.
Si normalmente calculas 10 horas y terminas utilizando 14, tienes información mucho más útil para tu siguiente cotización que simplemente volver a pensar:
“Esta vez sí van a ser 10.”
La experiencia solamente mejora nuestras decisiones cuando utilizamos la información que dejó la experiencia.
Planear mejor no significa ser pesimista
Agregar márgenes, analizar dependencias o revisar proyectos anteriores puede parecer excesivamente conservador.
No lo es.
Una estimación realista permite cotizar mejor, organizar al equipo, administrar capacidad, proteger márgenes y establecer expectativas más razonables con los clientes.
El objetivo tampoco es inflar artificialmente todos los tiempos.
Es pasar de:
“Si todo sale bien, terminamos el viernes.”
a:
“Con base en proyectos similares, estas actividades, estas dependencias y este margen de incertidumbre, nuestra fecha razonable es esta.”
Eso ya no es optimismo.
Es gestión.
Una última regla de Ruta 30
La próxima vez que estés a punto de decir:
“Eso sale rápido.”
Detente unos segundos.
Revisa tus proyectos anteriores, identifica dependencias, calcula el impacto de los retrasos y deja un margen razonable.
Porque poner una fecha optimista no hace que el proyecto termine antes.
Solo pone fecha al momento en que vas a empezar a quedar así… 🤡
Ruta 30 Studio
Estructura · Identidad · Ventas